5 consejos para organizar tu propio evento corporativo

Organizar un evento supone mucho trabajo pero es indudable que, si resulta un éxito, su repercusión valdrá mucho la pena.

Los eventos son una forma estupenda de promocionar su empresa, presentar nuevos productos, mejorar la fidelidad de sus clientes e incluso hacer clientes nuevos.

Si ya se ha decidido a hacer uno probablemente esté pensando ¿por dónde empiezo? A continuación le facilitamos los 8 puntos que debe tener en cuenta para tener todo bajo control ¡siga leyendo!

Consejo 1. Establezca sus objetivos

¿Qué quiere conseguir con su evento? ¿quiere atraer a nuevos clientes? ¿o es sólo para fidelizar a clientes existentes? Dependiendo de cual sea el público al que quiere dirigirirse tendrá que definir un planteamiento u otro. 

¿Qué quiere transmitirles? ¿Le gustaría darles las gracias, o tal vez compartir con ellos conocimientos, o mostrarles algo nuevo en su negocio? Todas estas opciones son válidas, pero asegúrese de que lo que comunica es relevante para sus clientes. 

Además de su grupo objetivo, podría invitar a representantes locales. Por ejemplo, periódicos, medios de comunicación locales o algún representante político. Es probable que esto ayude a promocionar su empresa y su evento.

Cuando tenga claro el público objetivo y el mensaje, podrá idear un planteamiento. Aquí algunas ideas:

• Realice una jornada de puertas abiertas. Invite a sus clientes a visitar sus instalaciones. 
• Organice un taller para enseñarles algo útil y mostrar tu conocimientos. Por ejemplo, un taller sobre el montaje de determinadas piezas.
• Invite a los proveedores. ¿Por qué no invitar a sus principales proveedores para mostrar juntos sus productos o servicios? Dé a su cliente la oportunidad de ver con quién trabaja y por qué. 

Consejo 2. Determine su presupuesto

Antes de comenzar a organizar es muy importante establecer de un presupuesto máximo para su evento.

Para no derrochar en costes, a la hora de buscar proveedores sea exigente y pida siempre presupuesto a al menos 3 empresas distintas.

También es muy importante no guiarse solo por el precio, a veces merece más la pena centrarse en menos cosas pero que sean de mejor calidad. A la mayoría de empresas de merchandising o catering se les pueden pedir muestras antes de hacer un encargo. Si es un proveedor de animación o servicios audiovisuales, pida que le manden vídeos sobre otros eventos en los que hayan trabajado y siempre es buena idea tener antes una reunión presecial en el espacio del evento.

Consejo 3. Defina una fecha, un programa y una línea de tiempo

Para definir la fecha en que tendrá lugar el evento debe ajustarse a las rutinas de su público objetivo. ¿Es más probable que tengan tiempo de asistir a un acto entre semana o durante el fin de semana? La hora de inicio también puede suponer una gran diferencia. Y sobre todo, asegúrese de que su acto no coincida con otro que se celebre en su zona.

Una vez definido el día, debe elaborar el programa completo por horas de lo que sucederá en el mismo:

• 11.30h Recepción de invitados
• 11.45h Discurso de bienvenida
• 12.00h Presentación de los nuevos productos
• 13.00h Tour por las instalaciones
• 14.00h Cóctel - almuerzo

Y una vez establecido el programa, deberá pensar en las necesidades organizacionales cada uno de los puntos y establecer un timeline o línea de tiempo, marcando las fechas en las que deben estar listas cada una de las cosas, hasta llegar al día del evento. En este timeline se marcarán también las fechas de convocatoria y de acciones promocionales.

Consejo 4. Comunicar el evento a tiempo

No espere demasiado para comunicar la fecha y la temátima del evento. De este modo, aumentará las posibilidades de que sus invitados puedan reservar el día y estar presentes. El programa en detalle del acto puede comunicarse más adelante.  

Si el evento está enfocado a sus clientes actuales, comuníqueles la invitación por el canal de comunicación que suela usar habitualmente con ellos y establezca una fecha tope para confirmar asistencia. Las invitaciones deben ser personalizadas y no genéricas y, si el número de invitados es manejable, lo ideal es llamarles por teléfono.

Si el evento está enfocado a clientes potenciales, debe pensar cómo llegar a ellos. Para definir los canales de comunicación ideales piense en sus aficiones ¿usan los medios digitales? ¿cuáles son los que más visitan? Dependiendo de estas preferencias puede promocionar un evento utilizando: carteles, folletos, emails o redes sociales. 

Las redes sociales son una forma eficaz de llegar a mucha gente en poco tiempo, especialmente si inviertes en publicidad. Además, puedes crear un evento en Facebook para que la gente pueda avisar a sus amigos de Facebook de que va a asistir y, a medida que vayan respondiendo, podrá tener una estimación del número de personas que puede esperar.

Consejo 5. Tenga un detalle

Por supuesto, se espera que los asistentes hayan tenido un gran día y recuerden su evento pero siempre está bien tener además un detalle con ellos. El regalo puede ser un producto, un elemento de merchandising o un código promocional para gastar en su negocio.

Este tipo de detalle se suele dar al final el evento, ayudará a que se vayan con buen sabor de boca.