Hoe communiceer je het beste met je klant? 3 tips voor duidelijke communicatie!
Met de digitalisering van nu worden klanten steeds kritischer: ze krijgen meer aanbod voorgeschoteld op internet en kunnen dus makkelijker vergelijken en daarnaast verwachten ze dat jij ze elke minuut van de dag antwoord kan geven. Hoe speel jij in op deze ontwikkelingen zodat je je klanten nu en in de toekomst tevreden houdt? Door de drie onderstaande tips te hanteren, blijf jij goed communiceren met je klant. Lees snel verder.
1. Blijf communiceren: houd je klant persoonlijk op de hoogte
Klanten vinden het fijn als ze op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen, zo weten ze namelijk waar ze aan toe zijn. Ben je bijvoorbeeld een onderdeel voor je klant aan het repareren waar hij erg afhankelijk van is? Dan is het belangrijk dat jij de klant persoonlijk betrekt bij het proces. Luister goed naar de klant, stem goed met hem af wat hij van jou verwacht en maak afspraken. Daarnaast is het belangrijk om de klant tijdens het communiceren niet als een vreemde te behandelen, maar meer als een soort familie. Hoe doe je dat dan? Door oprecht interesse te tonen en aandacht te besteden aan de klant. Een goed voorbeeld hiervan is bij het afhandelen van klachten. Heeft een klant een klacht bij je ingediend en heb je deze opgelost? Laat het de klant dan weten! Zo weet hij dat je moeite hebt gestopt in het oplossen van de klacht, klanten voelen zich daardoor gehoord. Veel organisaties denken dat de hoofdreden van ontevreden klanten vaak betrekking heeft op de dienst of het product dat de organisatie verkoopt. Dit is niet waar: de hoofdreden van ontevreden klanten is dat ze denken dat het bedrijf niet om ze geeft en dat klanten niet belangrijk zijn voor het bedrijf. Dit geeft precies aan hoe belangrijk persoonlijk contact en aandacht is!
2. Wees open naar je klanten toe, ook bij slecht nieuws
En gaat het dan een keer mis? Of misschien wel vaker? We zijn allemaal mensen en ook fouten maken is menselijk. Heb je dus een keer een fout gemaakt? Geef dit toe aan de klant en wacht niet te lang met bellen. Heeft een klant klachten over levertijden, facturen, of andere herkenbare onderwerpen? Wees zo transparant mogelijk naar de klant toe en geef toe dat je een fout hebt gemaakt. Daarnaast kan punt een ook heel erg helpen bij de afhandeling van klachten. Wanneer klanten vanaf het begin af aan op de hoogte zijn van alle processen, dan zullen zij meer begrip hebben voor tegenslagen dan wanneer er de gehele periode niet gecommuniceerd is. Een valkuil voor veel bedrijven is dat ze tegenslagen niet willen communiceren, omdat ze de klant graag tevreden willen houden en ze denken dat ze het in de tussentijd op kunnen lossen. Voorkom worst case scenario’s en wees open, eerlijk en transparant naar je klanten toe. Onwetendheid maakt klanten namelijk onzeker en daardoor ontevreden. Niets is vervelender dan lang moeten wachten op iets waarvan je niet weet hoe lang het nog gaat duren. Maar zolang jij je klanten overal van op de hoogte houdt, kunnen ze jou nooit vertellen dat zij iets niet wisten! Ze zullen je openheid gegarandeerd waarderen.
3. Behandel elke klant anders
Om het allemaal nog lastiger te maken: geen enkele manier van communiceren werkt bij elke klant even goed. Iedere klant is anders en het is aan jou om je klanten goed genoeg aan te voelen. Hier kan je dan op inspelen door elke klant net iets anders te benaderen. Dit kun je bijvoorbeeld doen door verschillende communicatiemiddelen te gebruiken! Sommige klanten vinden informeel contact bijvoorbeeld heel fijn. Durf dan gewoon eens aan je klanten te vragen of ze het fijn vinden dat je ze via WhatsApp op de hoogte houdt van het proces! Vindt iemand dit niet fijn? Schaam dan niet dat je dit gevraagd hebt, je probeert je namelijk zo goed mogelijk aan te passen aan de klant en dat is juist goed. Klanten die middelen als WhatsApp niet fijn vinden, kan je altijd mailen of bellen. Blijf dit in ieder geval wel doen! Klanten kunnen dan namelijk nooit tegen je zeggen dat je ze niet goed genoeg op de hoogte hebt gehouden. Vind je het moeilijk om in te schatten hoe je klant met jou wil communiceren? Stel hem dan gewoon verschillende manieren voor en laat hem kiezen. Zo laat jij zien dat je overal voor open staat.
Wil je meer informatie over hoe jij je klanten het beste kunt helpen? Neem dan contact ons op en we helpen je graag verder.
